Pengelolaan aset

Banyak dari kita memikirkan keuangan saat mendengar kata "aset". Namun, aset dapat berupa objek apa pun (besar atau kecil) yang dimiliki perusahaan Anda, seperti ruang kantor atau file audio mentah episode podcast terbaru Anda. Perusahaan Anda mungkin memiliki berbagai jenis aset pada waktu tertentu. Mengelola semua aset bisnis ini bisa menjadi rumit—jika Anda tidak memiliki alat dan sistem yang tepat untuk mendukung Anda. 

Di situlah templat manajemen aset berguna.

Apa itu manajemen aset?

Manajemen aset adalah proses mengatur, menyimpan, dan mengoordinasikan aset bisnis Anda. Dengan kata lain, ini adalah jenis manajemen proyek khusus untuk aset Anda. Proses manajemen aset Anda mungkin meliputi menentukan nilai aset, mengawasi siklus aset, menemukan cara untuk mendapatkan lebih banyak manfaat dari aset, atau membuat inventaris aset. 

Karena melibatkan banyak komponen berbeda, manajemen aset biasanya merupakan proses lintas fungsi yang mencakup beberapa peran, bagian, dan tim. Misalnya, CFO, pemimpin tim, dan kontributor individu kerap terlibat dalam proyek manajemen aset keuangan yang sama.

Jenis manajemen aset

Manajemen aset keuangan hanyalah salah satu jenis manajemen aset; berikut jenis lainnya: 

• Manajemen aset digital: Mengelola file, layanan, atau produk digital—seperti file media atau blog perusahaan.  

• Manajemen aset tetap: Mengelola aset tetap perusahaan (aset yang tidak dapat dengan cepat diubah menjadi uang tunai), seperti pipa di dalam ruang kantor Anda.

• Manajemen aset TI: Mengelola perangkat keras dan perangkat lunak perusahaan, seperti langganan perangkat lunak Microsoft dan penyimpanan cloud.

• Manajemen aset perusahaan: Mengelola infrastruktur fisik, seperti pemeliharaan mesin atau kendaraan perusahaan. 

• Manajemen aset keuangan: Mengelola aset keuangan, seperti saham dan investasi real estat.

Apa itu templat manajemen aset?

Templat manajemen aset adalah garis besar alur kerja manajemen aset Anda. Ini memberikan serangkaian langkah manajemen aset yang jelas untuk diikuti anggota tim dan rekan kerja sehingga mengurangi kebingungan dan menghasilkan hasil yang lebih konsisten. 

Contoh, misalnya, Anda bertanggung jawab melacak penggunaan mobil perusahaan setiap bulan. Untuk memulai, langkah penting dalam proses manajemen aset Anda adalah meninjau metrik seberapa sering pegawai mengeluarkan mobil pada bulan tertentu. Anda dapat menyimpan ini (dan langkah-langkah penting lainnya) di templat Anda. Dengan cara ini, bahkan jika orang lain mengelola aset saat Anda tidak di kantor, mereka tahu persis langkah-langkah yang harus diambil.

Manfaat menggunakan templat manajemen aset

Baik Anda bisnis kecil, startup, atau perusahaan besar, membuat templat manajemen aset akan membantu Anda menjaga aset (dan tim yang bertanggung jawab atas aset tersebut) tetap tertata. Itu karena templat manajemen aset Anda:

• Mengoptimalkan pelacakan aset: Jika Anda tahu apa yang Anda miliki dan di mana aset berada, akan lebih sulit untuk kehilangan jejak aset Anda.

• Mengatur upaya lintas fungsi: Menggunakan templat memastikan bahwa semua tim dan bagian mengelola aset dengan cara yang sama.

• Memberikan visibilitas: Pemangku kepentingan dapat melihat cara Anda mengelola aset, yang sangat membantu para eksekutif C-suite atau jika Anda bekerja dengan klien.

Perhatikan bahwa tidak semua templat manajemen aset dibuat sama. Jika Anda membuat templat di alat manajemen proyek, templat akan menjadi dinamis. Anda dapat dengan mudah memperbarui, membagikan, dan mereproduksi informasi sesuai kebutuhan. Ini memberi Anda lebih banyak kemampuan daripada jika menggunakan templat spreadsheet Excel sederhana, yang harus Anda perbarui secara manual setiap kali nilai aset berubah atau Anda memperoleh aset baru.

Siapa yang menggunakan templat manajemen aset?

Meskipun siapa pun dapat membuat dan menggunakan templat manajemen aset, perusahaan, tim, dan industri tertentu akan lebih diuntungkan daripada yang lain. 

Berikut beberapa industri atau bagian yang akan sangat diuntungkan dari pembuatan templat proses manajemen aset, beserta contoh kasus penggunaan:

• Tim TI: Saat rekan kerja meminta produk atau layanan dari bagian TI, gunakan templat manajemen aset digital untuk memilah dan memenuhi permintaan tersebut. Misalnya, jika Anda mendistribusikan lisensi perangkat lunak, Anda dapat menyimpan templat manajemen aset yang secara otomatis menerima permintaan baru, menugaskannya kepada anggota tim untuk didistribusikan, dan mengirimkan lisensi perangkat lunak baru kepada pemohon.

• Manufaktur: Gunakan templat Anda untuk menyederhanakan sistem manajemen aset, termasuk melacak inventaris aset dan mengoordinasikan produksi aset di seluruh Bagian.

• Sumber daya manusia: Mirip dengan TI, tim SDM dapat menggunakan templat manajemen aset digital untuk mengoordinasikan layanan profesional bagi pegawai.

Cara menggunakan templat manajemen aset

Tidak ada pedoman ketat untuk mengelola aset. Aset dapat berupa berbagai hal, dan perusahaan Anda mungkin akan memiliki preferensi tersendiri untuk mengelolanya. Artinya, Anda memerlukan templat yang fleksibel dan mudah digunakan—atau kemungkinan besar, Anda perlu membuat beberapa templat.

Namun, bagaimana cara membuat, menyimpan, dan menggunakan templat untuk semua fungsi yang berbeda ini? Bagaimana jika Anda memerlukan templat berbeda untuk mengelola aset digital, tetap, dan TI? Jawaban: Gunakan perangkat lunak manajemen kerja untuk membuat templat manajemen aset. Setelah membuat templat digital, Anda dapat menggunakannya untuk mengoordinasikan semua materi aset terkait—menghubungkan rencana manajemen risiko, mengintegrasikan dengan sistem manajemen sumber daya, dan membuat peta jalan yang jelas tentang cara menggunakan dan meningkatkan nilai aset.

Anda dapat membuat berbagai jenis templat manajemen aset, termasuk:

• Templat pelacakan aset

• Templat inventaris aset

• Templat proses manajemen aset

• Templat manajemen aset untuk jenis aset tertentu (Misalnya, templat manajemen aset digital, perusahaan, atau keuangan)

Terlepas dari jenis templat manajemen aset yang Anda buat, berikut beberapa Bagian bermanfaat untuk disertakan:

• Tanggal: Buat daftar tanggal pembelian, tanggal produksi, atau tanggal distribusi. Ini membantu melacak aset Anda.

• Penerima tugas: Siapa yang bertanggung jawab atas aset ini? Ini adalah orang yang harus dihubungi untuk pertanyaan atau pembaruan tentang aset.

• Jenis aset: Jika perusahaan atau tim Anda mengelola berbagai jenis aset, Anda dapat mensegmentasikannya di sini. Aset tertentu memiliki arti yang sama (misalnya, langganan perangkat lunak mungkin terlihat seperti aset TI atau aset digital). Mengklarifikasi jenis aset dalam templat Anda mengurangi kebingungan ini.

• Prioritas: Seberapa pentingkah Anda mengelola aset ini? Ini menunjukkan kepada pemangku kepentingan dan anggota tim aset mana yang merupakan prioritas lebih tinggi bagi bisnis. 

• Status: Apakah aset ini saat ini dikelola oleh anggota tim? Izinkan pemangku kepentingan melihat status setiap aset, jadi mereka tidak khawatir tentang apakah Anda mengelola aset dengan benar atau tidak.

• Detail aset spesifik: Tergantung jenis aset, Anda mungkin ingin menyertakan detail tambahan. Misalnya, jika aset adalah kepemilikan real estat, Anda dapat menyertakan harga pembelian, pendapatan yang telah dihasilkan, dan potensi keuntungan.

Integrasi dan aplikasi untuk digunakan dengan templat Anda

Asana menawarkan sejumlah fitur dan integrasi app untuk digunakan dengan templat manajemen aset Anda.

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Persetujuan. Terkadang, selain perlu menyelesaikan tugas, Anda juga perlu mengetahui apakah hasil akhir disetujui atau tidak. Persetujuan adalah jenis tugas khusus di Asana dengan opsi untuk "Setuju", "Minta perubahan", atau "Tolak" tugas. Dengan begitu, pemilik tugas mendapatkan petunjuk yang jelas tentang tindakan yang harus dilakukan dan apakah pekerjaan mereka sudah disetujui atau belum. 

Aplikasi yang direkomendasikan

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan mudah.

• Adobe Creative Cloud. Tim kreatif dapat bekerja sebaik mungkin ketika mereka bisa fokus pada pembuatan desain. Dengan integrasi Asana untuk Adobe Creative Cloud, tim kreatif dan desain dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan untuk mulai bekerja, mendapatkan umpan balik dari peninjau dan pemberi persetujuan, dan menghasilkan aset final tanpa keluar dari Photoshop, Illustrator, atau InDesign. Lihat tugas baru, bagikan desain, sematkan tautan berbagi XD, dan gabungkan umpan balik yang disampaikan di Asana—semuanya di Adobe Creative Cloud.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

Pertanyaan Umum